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¿Cómo mantener bajo control tus proyectos?

  • 14/09/2018 04:24:00 p. m.
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Monitoreo y control de proyectos - EVORYT®

 

Sabemos que durante la ejecución del proyecto, es indispensable monitorear y controlar los diversos elementos del proyecto para asegurar que el plan de trabajo se está cumpliendo y que los objetivos se lograrán. Esto no siempre es fácil, ya que se trata de labores administrativas que frecuentemente se relegan a un segundo plano, detrás de las actividades propias de construcción de entregables.

Es por eso que queremos compartirte algunos métodos y herramientas sencillas que te permitirán dar seguimiento adecuado a la ejecución de tus proyectos. Toma nota.
 

1- PLAN DE SEGUIMIENTO:

 

Es el documento que describe la forma en que se llevará el seguimiento del proyecto. Debe redactarse como minuta, como lista de acuerdos o como políticas de trabajo. Este se elabora durante la planificación y se debe obtener el acuerdo por parte de los participantes.

Algunas de las sugerencias que te damos es que definas la duración del periodo de ejecución de acuerdo a la magnitud del proyecto, ya sea semanal, quincenal o mensual dependiendo de la duración total del proyecto.
 



Plan de seguimiento - EVORYT®

Define las fechas de corte para el reporte de avances y enlista las actividades de seguimiento y su periodicidad. Por ejemplo, el reporte al patrocinador, semanalmente todos los lunes; Reporte al consejo, mensual primer martes del mes, etc.

 

2- CALENDARIO DE ACTIVIDADES RECURRENTES

Este calendario te ayuda a identificar y llevar a cabo las actividades de seguimiento que se realizan de forma periódica:

 

  • Reuniones
  • Elaboración de reportes
  • Revisiones de riesgo
  • Actualización de cronograma
  • Control de cambios

Esto permite estimar el tiempo dedicado por parte de los miembros de equipo a las actividades administrativas.

 

calendario semanal - EVORYT®

 

 


3- LISTA DE TAREAS POR PERIODO

Elabora una lista de las tareas que se realizaran por persona, durante el siguiente periodo de ejecución, ésta se elabora después de actualizar el cronograma.

Deberás incluir duración esperada y/o fechas esperadas de terminación, así como su prioridad. Importante, deberás comunicar las actividades al iniciar el periodo de ejecución.


lista de tareas por periodo - EVORYT®


4- REUNIÓN DE ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES

Deberás generar una reunión con el equipo de trabajo para comunicarles sus actividades entregándoles la lista de sus tareas. Se aclararán dudas y se obtendrá el compromiso por parte de los miembros de equipo, así como identificar las necesidades y requisitos del equipo para cumplir dichas tareas.

 

5- CURVA "S"

La curva S es un mecanismo para evaluar el desempeño del proyecto en tiempo y costo, te permite visualizar gráficamente el desempeño del proyecto. Esta es la base para analizar tendencias de desempeño.

A partir del cronograma (en MS Project) obtienes el avance esperado por periodo de ejecución, deberás alimentarlo con los avances reales y evaluar el desempeño y su tendencia.

 

curva s - EVORYT®

 



6- REGISTROS DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Es conveniente llevar un documento con los registros de seguimiento: Riesgos, incidentes, acuerdos y compromisos, lista de cambios, requerimientos.

¿Deseas saber más de estas y otras formas de llevar el control de tus proyectos?, te invitamos a participar en nuestros programas de capacitación. Contáctanos!

 


Administrando Proyectos con MS Project / Planificación Control Efectivo de Tiempos del Proyecto / Técnicas Proactivas para el Control del Proyecto con Valor Ganado


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Fuente: Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición. Project Management Institute, Inc., 2017

 

 

 

 

 

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