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Generando un plan de comunicaciones eficiente

  • 27/03/2018 10:38:00 a. m.
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Plan de comunicación eficiente - EVORYT®

 

Has pensado ¿con qué frecuencia has tenido problemas en tus proyectos debido a una comunicación ineficaz?

 


Es por eso que identificaremos la importancia de las comunicaciones, en un estudio del PMI® “Pulse of the Profession™ In-Dept Report: The Essencial Role of Communications” reveló que US$135 millones por cada US$1000 millones invertidos en proyectos se encuentran en riesgo. Un análisis más a fondo encontró que de esos US$135 millones, el 56% (US$75 millones) se encuentra en riesgo debido a comunicaciones no efectivas.
 

De acuerdo a este estudio 2 de cada 5 proyectos no cumplen sus objetivos iniciales y/o sus metas de negocio. De ellos, la mitad se debe a comunicaciones ineficaces, es decir 1 de cada 5 proyectos fracasa en el cumplimiento de sus objetivos debido a problemas de comunicación.

 

Estadística de proyectos ineficientes - EVORYT®

 

PROCESO DE UNA COMUNICACIÓN EFICIENTE Y EFECTIVA

 

Comunicación Efectiva - EVORYT®

 

Una comunicación efectiva es aquella que logra distribuir la información que se requiere, en la forma y el tiempo en que se requiere. La responsabilidad de que el mensaje se interprete correctamente es del emisor.

Una comunicación eficiente es la que distribuye únicamente la información necesaria. Esto hace eficiente al emisor (menos tiempo de preparar la información) y al receptor (menos tiempo para obtener la información que necesita).

El objetivo de los procesos de comunicación es hacer llegar la información del proyecto a la persona indicada, en la forma correcta y en el momento adecuado. Esto implica que la generación de información debe darse a tiempo, con veracidad y a través del medio adecuado. Bajo este principio, el plan de comunicaciones busca definir las reglas que aplicarán al proyecto con respecto al intercambio de información. Es muy importante que este plan deba ser leído, aceptado y firmado por los principales involucrados del proyecto, así como respetarse y hacerse respetar por los niveles de mayor autoridad del proyecto.

 

 

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES

 


1- El plan deberá describir las características de los principales mecanismos de comunicación, de tal forma que se puedan llevar a cabo de manera uniforme.

2- Dado que la comunicación puede ser:
   * Verbal o escrita
   * Formal e informal
   * Interactiva o unidireccional
   * Síncrona o asíncrona
   * Visual o textual

Se deberá identificar las características que resulten adecuadas para cada mecanismo de comunicación.

3- El plan deberá describir los canales válidos (oficiales) y sus características.

4- Describir la información que aplica a cada canal y las características particulares de dicha información (formato, periodicidad, condiciones particulares, etc)

5- Documentarlos

 

Certficación PMP® - EVORYT®

 


En conclusión la correcta gestión de las comunicaciones del proyecto evita que se presenten complicaciones y enrarecimiento del ambiente del proyecto. Es necesario definir desde un principio la forma en que se intercambiará la información, a través del Plan de Comunicaciones, el cual deberá ser respetado y honrado por todos los involucrados.

Si en tu organización se presentan problemáticas por una comunicación ineficiente, queremos ayudarte a lograr resultados eficientes. Contáctanos y conoce más acerca de nuestra solución.

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Fuente: Pulse of the Profession™ In-Depth Report: The Essential Role of Communications. Project Management Institute, Inc., May 2013.
 

 

 

 

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